Yaratıcı Fikirlerinizi Hayata Geçirin: Proje Yönetimi Süreçleri

1.Neden Proje Yönetimine Önem Verilmelidir?
2.Başarıya Ulaştıracak Proje Yönetiminin Aşamaları Nelerdir?
3.Proje Yönetimiyle Geleceğin Başarılarına İlk Adımı Atarken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Proje Yönetimi Nedir?

Proje yönetimi, bütçe ve kaynaklar dahilinde belirli bir hedefin geliştirilmesi amacıyla plan ve organizasyon çalışmalarının yapılması ve kontrol süreci olarak tanımlanabilir. Etkili yönetim çalışmaları, özellikle karmaşık projelerin başarıya ulaşmasına katkıda bulunur.

Proje yönetimi aşamaları kapsamında projelerin tanımlanması, risklerin yönetilmesi, kaynakların etkili bir şekilde kullanılması, ekip üyelerinin motive edilmesi başta olmak üzere birçok unsur yer alır. Bu unsurların tamamı, projelerin istenilen başarıyı elde etmesini sağlar. Bu nedenle her bir adımın koordineli bir şekilde tamamlanması oldukça önemlidir.

YGA olarak YGA Up School başta olmak üzere geliştirdiğimiz birçok proje ile girişimcilerin bu süreçte arzu ettikleri desteği elde etmelerini sağlıyoruz.

Neden Proje Yönetimine Önem Verilmelidir?

Yaratıcı fikirlerin hayata geçirilmesi sürecinde proje yönetimine ağırlık verilmesi son derece önemlidir. Proje planlama ve riskleri yönetmeyi de kapsayan proje yönetimi, girişimlerin tamamlanması ve uygulanmasını olanaklı hale getirir. Ayrıca etkili bir planlama, projelerin sürdürülebilirliğini de sağlar.

Peki neden proje yönetimine ağırlık vermeliyiz? Bunun birkaç önemli nedeni mevcuttur. Proje yönetimine önem verilmesinin nedenleri genel hatlarıyla şu şekilde sıralanabilir:

• Sosyal inovasyon çalışmalarının etkili bir şekilde sürdürülmesini sağlayan projelerin hayata geçirilmesi adına sürecin planlanması, hedeflere ulaşmayı sağlar. Projenin doğru şekilde planlanması, amacına uygun şekilde tamamlanmasına katkıda bulunur.
• Planlama adımları, risk yönetimi adına oldukça önemlidir. Olası risklerin tanımlanmasını sağlayan planlama çalışmaları, var olan risklere karşı ne şekilde önlem alınması gerektiğine de katkıda bulunur.
• Proje paydaşlarının işbirliği gerçekleştirmesini sağlar. İyi bir iletişim ise olası sorunlara zamanında müdahale edilmesini mümkün kılar.
• Projenin kalitesinin kontrol edilmesine olumlu etkide bulunur. Kontrol adımları, projenin belirlenen standartlara uygun olup olmadığının anlaşılmasını sağlar.

Bu ve bunun gibi unsurların her biri, proje yönetim çalışmalarına önem verilmesinin nedenleri arasında yer alır.

Başarıya Ulaştıracak Proje Yönetiminin Aşamaları Nelerdir?

Projelerin etkili şekilde yönetilmesi, birçok adımın koordineli şekilde uygulanması ile olanaklıdır. Başarıya ulaştıracak projelerin yönetimine imkan tanıyan aşamalar son derece fazladır ve genel olarak şu şekilde sıralanabilir:

• Proje kapsamının belirlenmesi
• Risklerin yönetilmesi ve olası riskler için önlem alınması
• Kaynakların etkin şekilde kullanılması
• Ekip üyelerinin motive edilmesi
• İyi bir iletişim ağının kurulması
• Proje ilerlemesinin izlenmesi
• Değişikliklerin yönetilmesi ve esnekliğin sağlanması
• Zaman yönetimi stratejisinin oluşturulması
• Proje paydaşlarının yönetilmesi
• Proje sonuçlarının değerlendirilmesi

Her bir adım birbiriyle oldukça bağlantılıdır. Bu nedenle etkili proje yönetimini mümkün kılan adımların koordineli şekilde yürütülmesi gerekir.

YGA olarak geliştirdiğimiz birçok projenin yönetim sürecinde önemli çalışmalarda bulunduk. Proje yönetimi örnekleri kapsamında değerlendirebileceğimiz projelerimiz arasında Twin ve WeWalk önemli bir yer ediniyor.

Görme engellilerin sosyal hayata tam bağımsız ve eşit bir şekilde katılmasını hayal etmemizin bir sonucu olan WeWalk, görme engellilerin hareketlerini kolaylaştıran yardımcı teknolojileri geliştirmemizi sağlıyor. Görme engellilerle yapılan projelerden sonra sahadan toplanan içgörülerle inovasyon geliştirdik ve bunları projelendirdik.

Geliştirdiğimiz projelerden bir diğeri, uluslararası bir eğitim teknolojileri girişimi olan Twin’dir. Projemiz ile çocukların merak duygularını beslemeyi ve bilimin eğlenceli olduğunu çocuklara göstermeyi hedefledik.

YGA’nın Bilim Seferberliği projesinin kapsamında yer alan bilim atölyelerinde doğan fikir, kalplerde büyümüş ve akıllarda projelendirilmiştir. En nihayetinde vicdanla hayata geçirilmiştir. Twin de tıpkı WeWalk gibi içgörü, inovasyon ve uygulama aşamalarından geçip oluşturulan bir projedir.

Projenin Kapsamını Doğru Bir Şekilde Tanımlamak

Proje yönetim süreçleri dahilinde ilk adım, kapsamın doğru bir şekilde tanımlanmasıdır. Projenin hedef kitlesi, kapsamın tanımlanmasını mümkün kılar. Bu nedenle ilk olarak projenin kimlere hitap ettiğinin belirlenmesi gerekir. Proje hedeflerinin yanı sıra işlevi, kabul kriterleri başta olmak üzere pek çok unsur kapsama dahil edilir.

Kapsamın doğru şekilde tanımlanması, paydaşların ve çalışanların projenin neyi içerdiğini çok daha iyi anlamasını sağlar. Örneğin YGA olarak geliştirdiğimiz WeWalk projesinin kapsamı görme engelli bireylerdir. Projenin en başında kapsamın doğru şekilde tanımlanması, süreç içinde görme engelli bireyler için çok daha etkili uygulamaların hayata geçirilmesini sağlar.

Riskleri Yönetmek ve Önlem Almak

Risklerin yönetilmesi ve önlem alınması, yönetim sürecinin önemli aşamalarından bir tanesidir. Bu aşamada süreç içinde ortaya çıkabilecek potansiyel riskler belirlenir. Tespit edilen riskler analiz edilir. Ayrıca risklere yönelik çeşitli önlemler alınır. Bu adımların her biri, var olan risklerin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlar.

• Risk yönetiminin birçok aşaması bulunur. Bu aşamalar şu şekilde sıralanabilir:
• Risklerin tanımlanması
• Risklerin analiz edilmesi ve değerlendirilmesi
• Risklerin sınıflandırılması
• Risklere karşı çeşitli stratejilerin belirlenmesi
• Risklerin yönetilebilmesi için çeşitli önlemlerin alınması
• Risklerin izlenmesi

Riskleri yönetmek için takip edilecek her bir adım, proje sürecinde beklenmedik durumlara karşı hazırlıklı olmayı mümkün kılar.

Kaynakları Etkin Bir Şekilde Kullanmak

Kaynak yönetimi, projenin yönetim aşamalarından bir diğeridir. Projenin başarılı bir şekilde tamamlanabilmesi için var olan kaynakların en verimli şekilde kullanılması gerekir. Çünkü mevcut kaynaklar sınırlı olabilir. Bu durumda ilk olarak kaynakların tanımlanması gerekir. Ardından proje gereği ihtiyaçlar analiz edilmelidir. Projenin hedefleri ve kapsamına göre farklı kaynaklara ihtiyaç duyulabilir.

Kaynakların çok daha etkin şekilde kullanılabilmesi için zaman çizelgesinin oluşturulması, proje ekibi arasında işbirliğinin gerçekleştirilmesi son derece önemlidir. Her bir adım, var olan kaynakların projenin ihtiyaçlarına göre kullanılmasını olanaklı hale getirir.

Ayrıca bu noktada kıtlık ve bolluk psikolojisi kavramlarının biliniyor olması gerekir. Kıtlık psikolojisi (scarcity mentality), toplum kaynaklarının sınırlı olduğu düşüncesini merkeze alır. Kıtlık psikolojisine göre insanlar kaynakları kullanırken çok daha bilinçli hareket etmelidir. Bu düşünceye sahip olan bireylerin daha fazla güvenlik ve güvence arayışında olduğu gözlemlenir.

Kaynak kullanımında ön plana çıkan kavramlardan bir diğeri de bolluk psikolojisidir. Yeterli kaynakların bulunduğu düşüncesini merkeze alan bolluk psikolojisi (abundance mentality), işbirliği ve paylaşmanın olanaklı olduğunu ifade eder. Bu düşünceye sahip olan bireyler, bir proje üzerinde çalışırken daha fazla cömerttir ve işbirliğine önem verir.

Sürdürülebilir projelerin üretimi için bolluk psikolojisinin ön planda tutulması oldukça önemlidir. Çünkü bu psikoloji, var olan kaynakların geliştirilmesini ve uzun vadede kullanılan projelerin hayata geçirilmesini sağlar.

Ekip Üyelerini Motive Etmek ve Yönlendirmek

İnovatif bir projenin geliştirilmesi sürecinde ekip üyelerinin motive edilmesi ve yönlendirilmesi oldukça önemlidir. Çünkü ekip üyeleri, proje geliştirirken belirli bir hedef üzerinden hareket eder. Bireyleri bu hedefe ikna etmek ve motivasyon kaynaklarını belirlemek, projenin çok daha etkili bir şekilde ilerlemesini sağlayacaktır.

Ayrıca ekip üyeleri birlikte insanlığa faydalı bir ilke imza atacaklarını düşündüğünde, süreç içinde ortaya çıkabilecek sorunlara yenilikçi çözümler üretebilir. Örneğin görme engellilerin hayata eşit bir şekilde katılımı gibi bir düşünceye sahip olan bireyler, çok daha işlevsel ve sürdürülebilir projelerin geliştirilmesine katkıda bulunabilir.

İyi Bir İletişim Ağı Kurmak

Bir proje üzerinde çalışırken iyi bir iletişim ağı kurmak, ekip üyelerinin paylaşımını arttırır. İletişim stratejisi olarak da bilinen bu aşama, proje yönetiminin olmazsa olmazları arasında yer alır. Bu noktada selfless öğretisinden bahsetmek faydalı olacaktır. Bu düşünce, bireyin kendi çıkarlarından ziyade toplumun faydasını ön planda tutmasını vurgular.

Selfless öğretisi, insanların çeşitli projelerde gönüllü çalışmasını, bağış yapmasını ve empati göstererek insanlara yardım etmesini mümkün kılar. Dolayısıyla bir projede birlikte çalışan kişilerin selfless öğretisini merkeze alması, bireyler arasında çok daha iyi bir iletişim kurulmasını sağlar.

Proje İlerlemesini İzlemek ve Raporlamak

Projenin başarılı bir şekilde sonuçlanabilmesi için her adımın izlenmesi ve raporlanması gerekir. Bu noktada follow through kavramı ön plana çıkar. Bir planın başarıyla tamamlanmasını ifade eden bu kavram, başlangıçtan sona kadar sürecin izlenmesini kapsar.

Bir projeye başlandığında sürecin tamamında ilk başta ortaya atılan hedefe bağlı kalınması oldukça önemlidir. Belirli bir hedefin olması ve ekip üyelerinin kararlılıkla çalışması, belirlenen plana sadık kalınmasını da mümkün kılar. Dolayısıyla projenin kapsamına giren adımların takip edilmesi ve projeye ne kadar bağlı kalındığının belirlenmesi gerekir.

Değişiklik Yönetimi ve Esnekliği Sağlamak

Proje süreci boyunca bütçe, kapsam, süre başta olmak üzere birçok konuda değişiklikler meydana gelebilir. Bu değişikliklere hızlı bir şekilde reaksiyon verebilmek, projenin sekteye uğramadan tamamlanmasını mümkün kılar. Öngörülemeyen ya da beklenmedik durumların ortaya çıkabileceği düşüncesini merkeze alan değişiklik yönetiminde ana unsurlar şu şekilde sıralanabilir:

• Değişikliklerin tanımlanması
• Değişikliklerin değerlendirilmesi
• Değişikliklerin onaylanması
• Değişikliklerin uygulanması
• Esnekliğin sağlanması

Bir projenin süreç içinde değiştirilebilmesi olarak bilinen “pivot etmek” terimi bu noktada ön plana çıkar. Bir projenin başlangıçta belirlenen hedeflere ulaşamaması durumunda hızlı bir şekilde var olan stratejinin değiştirilmesi ve başarıya ulaşılabilmesi için çalışmalarda bulunulması, değişikliklere hızlı şekilde reaksiyon verilmesi anlamına gelir.

İyi Bir Zaman Yönetimi Stratejisi Oluşturmak

Proje geliştirme sürecinde zaman yönetimi son derece önemli bir kavramdır. Belirlenen hedefe yönelik oluşturulan adımların tamamlanabilmesi için belirli bir süre olacaktır. Bu sürenin etkin şekilde kullanılması, proje verimliliğini olumlu etkiler. İyi bir zaman yönetimi için ön plana çıkan çeşitli adımlar mevcuttur. Bu adımlar genel hatlarıyla şu şekilde sıralanabilir:

• Hedefin belirlenmesi
• Öncelik sıralamasının yapılması
• Projenin farklı adımlara bölünmesi ve her adım için belirli bir süre verilmesi
• Günlük ve haftalık planların yapılması
• Ekip arasında iletişim ve işbirliğinin sağlanması
• Süreç içinde kısa toplantıların yapılması
• Risklerin ve engellerin tanımlanması

Belirtilen her adım, zamanın çok daha etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar. Dolayısıyla proje planlanırken sınırlı zamanın verimli kullanımı temele alınmalıdır.

Proje Paydaşlarını Yönetmek

Proje süreç iyileştirme çalışmaları kapsamında yer alan paydaşların yönetilmesi, etkili bir çalışmayı mümkün kılar. Projedeki paydaşların beklentileri, ihtiyaçları, katılımlarını yönetmeyi ifade eden bu adım; çok daha uyumlu bir şekilde hareket edilmesini destekler. Projeye dahil olan paydaşlar farklılık gösterebilir. Örneğin ekip üyeleri, müşteriler, iş ortakları, yöneticiler; aynı projede çalışabilir. Bu gruplar arasında etkili iletişimin sağlanması, beklenti ve ihtiyaçların ön planda tutulması; proje paydaşlarının etkili şekilde yönetilmesini sağlayacaktır.

Proje Sonuçlarını Değerlendirmek

Proje yönetimi kapsamında yer alan adımlardan sonuncusu, sonuçların değerlendirilmesidir. Bir projesinin ne kadar başarılı olduğunun anlaşılabilmesi için birtakım adımların atılması gerekir. Bir projenin sonuçları değerlendirilirken genellikle şu unsurlar temele alınır:

• Projenin hedeflere ulaşma derecesi
• Projenin bütçe ve zaman çerçevesinde performansının değerlendirilmesi
• Kalite değerlendirmesi
• Risk ve sorun yönetiminin değerlendirilmesi
• İyileştirme olanaklarının değerlendirilmesi

Proje sonuçlarının çeşitli adımlar özelinde değerlendirilmesi; yöneticiler, ekipler ve paydaşlara projenin güçlü yönlerini anlama fırsatı sağlar. Ayrıca projenin iyileştirilebilmesi için ekstra bir çalışmanın gerekli olup olmadığının da anlaşılmasına katkıda bulunur.

Proje Yönetimiyle Geleceğin Başarılarına İlk Adımı Atarken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Proje yönetimi, inovatif çalışmalarda bulunmayı mümkün kılan son derece önemli bir kavramdır. Çeşitli toplumsal sorunların merkeze alınması ve bunların etkili bir şekilde çözümlenmesi, yenilikçi projelerle olanaklı hale gelir. Peki ama proje yönetimiyle geleceğe başarılı adımlar atarken dikkat etmemiz gerekenler nelerdir?

Eğer başarılı bir proje yönetimini hedefliyorsanız, şu hususlara dikkat etmenizde fayda var:

• İlk olarak projenin amacını belirleyin.
• Bir ekip oluşturun ve ekibi yönetin.
• İyi ve etkili bir proje planlaması gerçekleştirin.
• Süreç içinde ortaya çıkabilecek riskleri analiz edin.
• İletişim stratejilerini belirleyin.
• Proje için gerekli olan kaynakları belirleyin ve kaynak yönetiminde bulunun.
• Sürecin nasıl ilerlediğini takip edin.
• Süreç içinde meydana gelen değişiklikleri etkili bir şekilde yönetin.
• Projeyi değerlendirin.

Her aşama, projenin çok daha sorunsuz bir şekilde tamamlanmasını sağlar. YGA olarak proje yönetimi eğitimi özelinde çeşitli çalışmalarda bulunuyoruz. Bu çalışmaların temel amacı, bireylerin proje geliştirme sürecinde doğru adımları atabilmesi için gerekli eğitimi alabilmesini sağlamaktır.